クリニックを開業して、スタッフの採用が決まった。ここまでは自力で進められても、労働保険の手続きで手が止まる院長は少なくありません。どこに何を出すのか、いつまでなのか、パートも加入させるのか。開業準備と並行して調べるには、情報が散らばりすぎています。
この記事では、個人開業の医科クリニックを前提に、労災保険と雇用保険の届出を整理します。手続きの一覧を並べるのではなく、期限の起点がどこにあるのかと、労災保険・雇用保険・社会保険で加入義務の条件がどう違うのかを軸に説明します。この2つを取り違えると、書類の書き方を覚えても間に合いません。
なお、社会保険（健康保険・厚生年金保険）を任意適用にするかどうかを検討している段階の方は、クリニックの社会保険を任意適用にするかどうかの判断を先にお読みいただくと、この記事の内容がつながります。
労働保険の起点は、開院日ではない
結論から書きます。労働保険の保険関係が成立するのは、クリニックが診療を始めた日ではなく、最初にスタッフを働かせた日です。
労働保険徴収法は、事業が開始された日に保険関係が成立すると定めています。ここでいう「事業の開始」は、保健所への届出や診療報酬の請求開始とは切り離された概念で、労働基準法第9条にいう労働者を使用し始めた事実を指します。患者を診ているかどうかは関係ありません。
問題は、開業準備のスケジュールと、この起点がずれることです。4月1日の開院に向けて、3月の半ばからスタッフに電子カルテの操作研修を受けてもらう。器材の配置や動線を一緒に確認してもらう。内覧会を手伝ってもらう。こうした準備は、開業の実務では標準的な進め方です。
ただ、参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業務に必要な学習等を行っていた時間は、労働時間として扱わなければならないと、厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成29年1月20日策定）は明記しています。使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備行為を事業場内で行った時間も同様です。賃金を払って人を動かしている以上、それは労働者を使用している状態であり、診療が始まっていなくても保険関係は成立していると考えるのが自然です。
つまり、3月15日に研修を始めたクリニックの起点は、3月15日です。院長が4月1日を起点だと考えて4月の上旬に労働基準監督署へ向かうと、その時点で提出期限はすでに過ぎています。
一方で、採用面接に来てもらった段階や、採用前の説明会に参加してもらっただけの段階では、労働者を使用したことにはなりません。境目は、指揮命令下に置いて、業務または業務に必要な準備をさせたかどうかです。この判断は、労働契約や就業規則の定めのいかんによらず、労働者の行為が使用者から義務づけられ、又はこれを余儀なくされていたかといった状況から、個別に決まります。
3つの制度は、加入義務の線がそれぞれ違う
開業時の手続きが分かりにくいのは、労災保険・雇用保険・社会保険が「労働者を雇ったときの手続き」としてひとまとめに語られる一方で、加入義務が発生する条件は3つとも別だからです。線の引き方そのものが違います。
労災保険｜1人でも雇えば、その日から
労災保険は、労働者を1人でも使用すれば、事業主の意思とは関係なく適用されます。パートでもアルバイトでも、1日だけの勤務でも変わりません。加入するかどうかを選ぶ余地はなく、雇った事実によって自動的に保険関係が成立します。
事業主や労働者の意思で加入を決められる「暫定任意適用事業」という例外はありますが、これは農林水産業の一部に限られており、医療業は含まれません。クリニックの規模がどれだけ小さくても、この例外には当たりません。
労災保険には、労働者ごとの加入手続きもありません。事業所として保険関係が成立していれば、そこで働く人は全員が対象になります。
雇用保険｜人ごとに、週20時間で線を引く
雇用保険は、労働者ごとに被保険者になるかどうかを判定します。1週間の所定労働時間が20時間以上で、かつ31日以上の雇用見込みがあることが条件です。この2つを満たす人がいれば、事業所として適用を受けたうえで、その人について資格取得の手続きをします。
ここで押さえておきたいのは、雇用保険には事業所の規模による除外がないことです。従業員が1人しかいなくても、その1人が週20時間以上働くのであれば適用されます。誰が対象になるかの具体的な判定は、後の章で扱います。
社会保険｜個人開業なら、5人が分かれ目
健康保険・厚生年金保険は、個人事業所の場合、常時5人以上の従業員がいるかどうかで扱いが変わります。5人以上であれば強制適用、5人未満であれば任意適用です。任意適用の場合は、従業員の2分の1以上の同意を得て申請し、認可を受けて初めて適用事業所になります（日本年金機構）。
3つの制度のうち、院長が事業所として適用を受けるかどうかを選べるのは、この社会保険の任意適用だけです。労災保険と雇用保険には、選択の余地はありません。
なお、任意適用の認可を受けた場合でも、加入するのは従業員であって、院長本人は被保険者になりません。個人開業の院長は事業所に使用される者ではないため、国民健康保険（または医師国保）と国民年金に加入したままとなります。
線が3本バラバラであることの意味
整理すると、労災保険は事業所に対して全員一律にかかり、雇用保険は人ごとに線が引かれ、社会保険は事業所の規模で線が引かれます。基準となる単位が3つとも違います。
そのため、「常勤2人・パート3人で開業するので、社会保険は任意適用にする」という判断をした場合でも、労災保険は開業準備の初日から必要ですし、パートのうち週20時間以上働く人については雇用保険の手続きが必要です。社会保険を見送ったことは、他の2つを見送ってよい理由にはなりません。
順序が決まっている。並行して進められない
手続きは、労働基準監督署が先、ハローワークが後です。この順序は選べません。同時並行で片付けようとしても、ハローワークで止まります。
理由は書類にあります。労働基準監督署で保険関係成立届が受理されると、事業主控に受付印が押され、労働保険番号が付与されます。ハローワークに出す雇用保険適用事業所設置届には、この事業主控を添付します。電子申請の場合も同様で、控えの添付は省略できません。窓口に並ばずに済むから先に出しておく、という進め方はできないということです。
院長が労働基準監督署へ、配偶者がハローワークへ、と手分けする段取りも組めません。
提出する4つの書類と期限
| 書類 | 提出先 | 期限 |
|---|---|---|
| 労働保険 保険関係成立届 | 労働基準監督署 | 保険関係が成立した日の翌日から起算して10日以内 |
| 労働保険 概算保険料申告書 | 労働基準監督署・都道府県労働局・金融機関等 | 同 50日以内 |
| 雇用保険適用事業所設置届 | ハローワーク | 事業所を設置した日の翌日から起算して10日以内 |
| 雇用保険被保険者資格取得届 | ハローワーク | 資格取得の事実があった日の属する月の翌月10日まで |
概算保険料申告書は、その年度末（3月31日）までに支払う見込みの賃金総額に保険料率を乗じて算出し、申告と納付を行うものです。期限は50日以内ですが、成立届と同時に窓口で処理するのが一般的です。開業直後に労働基準監督署へ二度足を運ぶ手間を考えると、まとめて済ませるほうが現実的でしょう。
前章で述べたとおり、この起点は開院日ではありません。3月15日の研修から数えるのであれば、成立届の期限は3月25日です。4月1日の開院に合わせて動き出すと、間に合いません。
添付書類は、個人開業のほうが手間がかかる
法人であれば登記簿謄本で事業の実在を示せますが、個人開業のクリニックにはそれがありません。代わりに、事業主の住民票、事業所の所在地が確認できる書類（賃貸借契約書、公共料金の請求書等）、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、労働条件通知書といった書類の提示を求められます。
東京労働局の雇用保険適用事業所を設置する場合の手続きについてでも、事業所の所在地が登記されたものと異なる場合には、所在地が明記されている書類（公共料金の請求書、賃貸借契約書等）が必要とされ、必要に応じて税務関係書類や事業主の世帯全員の住民票の写しが求められるとしています。
ここで注意したいのは、労働条件通知書と賃金台帳が添付書類に含まれることです。採用時に労働条件の明示を済ませていなければ、そもそも手続きに進めません。求人票の内容と実際の労働条件が食い違っている場合も、この段階で表面化します。
なお、必要書類の細部は管轄のハローワークによって運用が異なります。出向く前に電話で確認しておくと、二度手間を避けられます。
手続きの後に、労働基準監督署から確認の連絡が入ることがあります
届出が受理された後、労働基準監督署から「雇い入れの日から手続きまでの間に、労災事故は発生していなかったか」という確認の連絡が入ることがあります。当事務所が関わった範囲では、期限内に提出していても入ることがあり、特別な事態ではありません。
雇い入れの日と手続きの日の間には、どうしても時間差が生まれます。その期間に事故がなかったかを確認するための、事務的な照会です。開業直後で神経を使っている時期に労働基準監督署から電話が来ると身構えてしまいますが、何か落ち度を指摘されているわけではありません。落ち着いて事実を答えれば済みます。
誰を、いつから加入させるか
労災保険は、そこで働く人が全員対象なので、誰を加入させるかという判断は生じません。判断が必要なのは雇用保険です。
週20時間は、実績ではなく所定労働時間で見る
雇用保険の被保険者になるのは、1週間の所定労働時間が20時間以上で、かつ31日以上の雇用見込みがある人です。ここでいう20時間は、実際に働いた時間ではなく、雇用契約で定めた所定労働時間を指します。
この違いは、クリニックでは頻繁に効いてきます。所定が週18時間のパートが、インフルエンザの流行期に応援に入って実働が週22時間になったとしても、それが一時的なものであれば、それだけで被保険者になるわけではありません。逆に、所定が週21時間の人が私用で休みがちで実働15時間だった月があっても、契約が変わっていない限り資格は続きます。
ただし、シフトの増加が常態化し、実態として恒常的に週20時間以上になっているのであれば、話は別です。その場合は労働条件を実態に合わせて変更し、変更日を資格取得日として届け出ることになります。「契約書上は18時間だから対象外」という整理が、いつまでも通るわけではありません。
午前診のみ・週3日勤務をどう数えるか
クリニックのパートは、午前診だけ、週3日だけ、といった勤務が中心になります。1日の勤務時間と勤務日数が契約で決まっているのであれば、掛け合わせれば週の所定労働時間が出ます。1日4時間・週4日なら16時間で対象外、1日4時間・週5日なら20時間で対象です。
判断が難しいのは、週によって出勤日数が変わるシフト制の場合です。この場合は、一定の周期における1週間あたりの平均所定労働時間で判定します。月ごとにシフトを組んでいるのであれば、1か月の所定労働時間を1週間あたりに換算して20時間に届くかを見ます。
ここで問題になるのは、そもそも所定労働時間が契約書に書かれていないケースです。「シフトによる」とだけ記載していると、判定の基礎になる数字が存在しないことになります。開業時に労働条件通知書を作る段階で、週あたりの勤務日数と1日の勤務時間の目安を明示しておくと、この後の手続きで迷いません。
31日以上の見込みは、更新の余地があれば満たす
雇用契約が1か月未満であっても、更新の規定があり31日未満での雇止めが明示されていない場合や、同様の契約で雇われた人が過去に31日以上働いている実績がある場合は、31日以上の雇用見込みがあると判定されます（厚生労働省）。
「まず1か月だけ試してから」という採用の仕方をしても、更新の可能性を残している限り、初日から手続きの対象になります。
試用期間中も、初日から
試用期間を理由に加入を遅らせることはできません。労災保険は雇った日から適用され、雇用保険も、要件を満たすのであれば試用期間の初日が資格取得日になります。本採用になってから手続きをする、という運用に法的な根拠はありません。
同居の親族は、原則として対象外
院長の配偶者が受付に入る、といったケースは個人開業では珍しくありません。同居の親族は、原則として労災保険・雇用保険のいずれも対象外です。労働基準法は、同居の親族のみを使用する事業を適用除外としており、親族は事業主と生計を一にする立場と見られるためです。
ただし、他に一般の従業員がいて、その親族の働き方が他の従業員と同じように管理されている（始業終業の時刻が就業規則等で決まっている、賃金が労働の対価として明確な基準で支払われている、指揮命令に従っている）場合には、例外的に労働者として扱われることがあります。
この判定は実態を見て個別に行われるため、一律の答えがありません。配偶者に給与を払って働いてもらう予定があるのなら、手続きの際にハローワークで確認しておくのが確実です。
遅れた場合に、実際に何が起きるか
期限を過ぎた場合に何が起きるのかは、書いてある記事とそうでない記事の差が大きい部分です。「未加入だと給付額の100%を徴収されます」という記述を見て不安になった院長もいると思いますが、それは未手続の状態が長く続いた場合の話であり、開業直後の数日の遅れとは別の話です。順に分けて整理します。
費用徴収は、遅れたこと自体では発生しない
労災保険には、未手続の期間中に労災事故が起きた場合、被災した労働者に支給した保険給付額の全部または一部を事業主から徴収する制度があります。徴収されるのは次の2つの場合です。
厚生労働省の労災保険未手続事業主に対する費用徴収制度の強化についてによれば、加入手続について行政機関からの指導等を受けたにもかかわらず、事業主がこれを行わない期間中に労災事故が発生した場合は、故意に手続を行わないものと認定され、保険給付額の100%が徴収されます。また、指導等を受けていなくても、事業開始の日から1年を経過してなお加入手続を行わない期間中に労災事故が発生した場合は、重大な過失により手続を行わないものと認定され、40%が徴収されます。
読み取っていただきたいのは、どちらも「期限を過ぎたこと」自体を要件にしていないという点です。要件は、指導を受けてなお手続きをしていないか、事業開始から1年が経過しているか。そして、その期間中に労災事故が発生したことです。開業から数日遅れて成立届を出した、という状況は、いずれにも当たりません。
とはいえ、この構造は「1年までは放置してよい」という意味ではありません。1年という線は、あくまで指導を受けていない場合の判定基準です。
保険料は遡って納めることになる
未手続の期間があった場合、その期間の労働保険料は遡って納付します。保険関係は届出によって成立するのではなく、労働者を使用した事実によって成立しているためです。届け出ていなかった期間も、制度上は保険関係が続いていたことになります。
なお、申告をしなかった場合には、政府が職権で保険料の額を決定する認定決定という手続きがあり、状況によっては追徴金が加算されることもあります。ただし加算の有無は、概算保険料か確定保険料か、どの段階で発覚したかによって変わります。実際にいくら納めることになるかは、管轄の労働基準監督署または労働局に確認してください。
罰則の規定もある
雇用保険法には、届出をしなかった場合の罰則として、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金という規定があります（第83条）。開業時の届出漏れで直ちに適用されるものではありませんが、届出が任意ではないことを示す規定として置かれています。
実務上、いちばん困るのは
制度上のペナルティより、実際に困るのは別のところです。未手続の期間中に職員がけがをした場合、労災保険の給付を受ける手続きそのものが止まります。まず遡って保険関係を成立させ、そのうえで給付の請求をすることになるため、通常より時間がかかります。
医療機関では、針刺し事故や、患者の移乗の介助による腰痛など、業務上の負傷が起きにくい職場とは言えません。開業直後の慌ただしい時期こそ、こうした事故は起こります。期限内に出しておく理由は、罰を避けるためというより、いざというときに職員を待たせないためだと考えるほうが実態に合っています。
よくある質問
院長本人は労災保険の対象になりますか
なりません。労災保険は労働者を保護する制度で、個人開業の院長は事業主にあたるためです。
ただし、労災保険には特別加入という制度があり、中小事業主等は任意で加入できます。利用するには、労働保険の事務処理を労働保険事務組合に委託していることが条件です。加入できる事業主の規模は業種ごとに定められているため、対象になるかどうかは労働保険事務組合または労働局に確認してください。
なお、特別加入で補償されるのは、労働者が行う業務に準じた範囲に限られます。事業主として行うすべての行為が対象になるわけではありません。
開業前の研修に支払う賃金はどう扱いますか
参加が義務づけられている研修であれば、その時間は労働時間です。したがって賃金の支払いが必要で、その額は最低賃金を下回れません。「開院前で売上がないから無給」という扱いはできません。
また、この賃金は労働保険料を計算する際の賃金総額にも含まれます。労働保険徴収法上の賃金総額は、事業主がその事業に使用するすべての労働者に支払う賃金の総額を指すためです。概算保険料を算出するときに、開院前の研修分を除いて計算すると、後で差額が生じます。
スポットで来てもらう非常勤医師も対象ですか
雇用契約であれば、1日だけの勤務でも労災保険の対象です。支払った報酬も賃金総額に含めて計算します。
一方、業務委託契約であれば労災保険の対象外になります。ただし、契約書の表題が業務委託であっても、勤務時間や業務の進め方を指示しているのであれば、実態として雇用と判断されることがあります。契約の形式ではなく働き方の実態で決まる、という点に注意が必要です。
週20時間を超えたり超えなかったりする場合はどうしますか
判定は所定労働時間で行うため、一時的に実働が20時間を超えても、それだけで被保険者になるわけではありません。逆に、契約は20時間以上なのに実働が下回る月があっても、資格は続きます。
判断が変わるのは、20時間以上の勤務が常態になった場合です。その時点で労働条件を実態に合わせ、変更日を資格取得日として届け出ます。
従業員が家族だけの場合、手続きは必要ですか
同居の親族だけを使用している場合、労働基準法の適用がなく、労災保険・雇用保険とも原則として対象外です。この場合、保険関係が成立しないため、成立届の提出も生じません。
ただし、その後に家族以外の従業員を雇い入れた時点で、保険関係が成立します。開業当初は家族だけで、後からスタッフを採用する予定があるのなら、その採用日が起点になります。
手続きを社労士に頼むことはできますか
できます。労働保険・雇用保険の手続きは社会保険労務士が代行できる業務です。開業準備が立て込んでいる時期に、労働基準監督署とハローワークへ順に出向く時間を確保するのが難しい場合は、選択肢のひとつになります。
なお、保健所への開設届や、保険医療機関の指定申請は別の手続きで、扱う専門家も異なります。
まとめ
クリニックの労働保険は、開院日ではなく、最初にスタッフを働かせた日から始まります。開院前の研修や内覧会の準備で人を動かしていれば、その日が起点です。開院日から10日を数えていると、間に合いません。
そして、労災保険・雇用保険・社会保険は、加入義務の線がそれぞれ違います。労災保険は事業所として全員が対象、雇用保険は人ごとに週20時間で判定、社会保険は個人開業なら5人が分かれ目。社会保険を任意適用にする判断をしても、他の2つには影響しません。
手続きは労働基準監督署が先で、ハローワークが後です。成立届の事業主控を添付するため、電子申請でも順序は変わりません。手分けもできません。
期限を過ぎた場合に何が起きるかは、誤解が多い部分です。費用徴収の100%・40%という数字は、指導を受けてなお手続きをしていない場合か、事業開始から1年を経過した場合の話で、数日の遅れが直ちに該当するものではありません。ただし、未手続の期間に職員がけがをすれば、給付を受ける手続きは止まります。期限内に出しておく理由は、罰を避けるためというより、いざというときに職員を待たせないためです。
なお、保険料率や手続きの取扱いは改定されることがあり、必要な添付書類も管轄によって運用が異なります。手続きの前に、厚生労働省や管轄の労働基準監督署・ハローワークで最新の内容を確認してください。判断に迷う点があれば、労働局や顧問の社会保険労務士に相談することをおすすめします。
