週3日勤務のパート職員が、フルタイムに変わった。あるいは、フルタイムの正職員が家庭の事情で週3日に減らした。介護の職場では、こうした変更が日常的に起こります。
このとき、年次有給休暇を何日付与すればよいのか。変更前の日数のままでよいのか、その場で増やす必要があるのか、すでに付与した分を減らせるのか。
答えは単純です。判定するのは基準日時点の1点だけで、それ以外の時点の労働条件は見ません。
ただし、この単純さが事業所にとって理不尽に感じられる場面があります。基準日の直前に労働条件が変わった場合です。この記事では、判定の原則と、実務で間違いやすい4つの場面を整理します。
付与日数は基準日時点の労働条件で決まる
年次有給休暇の付与日数は、基準日時点の週の所定労働日数と所定労働時間によって決まります。
週の所定労働時間が30時間以上、または週の所定労働日数が5日以上であれば、勤続年数に応じた通常の日数（6か月で10日、1年6か月で11日、2年6か月で12日、以後は2日ずつ増えて6年6か月以降は20日）です。
週の所定労働時間が30時間未満で、かつ週の所定労働日数が4日以下であれば、勤務日数に応じて日数を減じた比例付与になります（労働基準法施行規則24条の3）。週3日勤務であれば、継続勤務6か月で5日です。
判定するのは基準日の1点だけです
ここが実務上の要点です。判定に使うのは、基準日という1点における労働条件だけです。
その日までにどう働いてきたか、その日以降どう働く予定かは、判定に含めません。前の1年間の実績が週3日だったとしても、基準日の時点で週5日の契約になっていれば、週5日として判定します。
したがって、労働条件が変わったからといって、その場で何かをする必要はありません。変更の当日に日数を計算し直したり、追加で付与したりする義務はないということです。次の基準日が来たときに、その時点の労働条件で判定すれば足ります。
次の基準日で、あらためて判定する
判定は基準日ごとに行われます。ある基準日で週5日として20日を付与した職員が、その後に週3日へ変わった場合、次の基準日では週3日として判定します。
同じ職員でも、基準日ごとに付与日数が変わりうるということです。継続勤務年数は積み上がっていくため、勤続年数の行と、週の所定労働日数の列の交点を、基準日ごとに読み直す作業になります。
この単純な原則から、実務で間違いやすい場面が生まれます。次から順に見ていきます。
基準日の直前に変わった場合｜実績で按分することはできない
原則を当てはめると、事業所にとって受け入れにくい結果が出る場面があります。
週3日で長く働いた職員が、基準日の直前にフルタイムになった場合
入社から7年、週3日勤務のパート職員がいるとします。基準日は毎年4月1日で、これまで週3日の比例付与を受けてきました。
この職員が、3月21日付でフルタイム（週5日）の契約に変わったとします。4月1日の基準日時点で、週の所定労働日数は5日です。
したがって、この職員には20日を付与します。継続勤務6年6か月以上で週5日勤務であれば20日だからです。直前まで週3日で働いていたことは、判定に影響しません。
事業所から見れば、フルタイムで働いた実績は1週間しかないのに、フルタイム勤務者と同じ20日を付与することになります。理不尽に感じられるのは自然です。
実績で按分することはできません
「1年のうち週3日だった期間が大半なのだから、その割合で日数を計算できないか」という発想が出てきます。
これはできません。
労働基準法39条は、基準日時点の労働条件に基づいて日数を定めています。前の1年間をどう働いたかで按分するという規定はありません。法定の日数を、事業所の判断で減らすことはできないという一点に尽きます。
この構造は、基準日を統一する場合の扱いと同じです。基準日を繰り上げて前回付与からの間隔が短くなっても、その分だけ日数を減らすことはできません。年次有給休暇の日数は、期間の長さや働いた量に比例して積み上がるものではなく、基準日に一括して発生する権利だからです。この点は有給休暇の基準日を統一する手順でも扱っています。
逆の場合も同じです
フルタイムの正職員が、3月25日付で週3日に減らしたとします。4月1日の基準日時点では週3日ですから、比例付与の日数になります。勤続6年6か月以上・週3日であれば11日です。
前の1年間はフルタイムで働いていましたが、それは判定に影響しません。この場合は職員側が不利に感じる結果になりますが、原則は同じです。
つまり、この原則は事業所に有利にも不利にも働きます。どちらか一方に偏った仕組みではありません。
事前に分かっていれば、時期を検討する余地はあります
原則を変えることはできませんが、変更の時期を決めるのは事業所と職員の合意です。
基準日の直前にフルタイムへ変更すると、その基準日から通常の日数になります。基準日の直後に変更すれば、その基準日は従来の比例付与の日数で、通常の日数になるのは次の基準日からです。1年の差が出ます。
これは、日数を減らすための操作ではありません。変更の時期によって結果が変わることを、あらかじめ知っておくという話です。人員配置や本人の希望が優先されるのは当然ですが、時期に幅があるなら、この点も判断材料の一つになります。
逆に言えば、基準日の直前に労働条件を変更する場面では、付与日数への影響を確認しておくべきです。気づかないまま基準日を迎え、従来の日数で付与してしまうと、付与漏れになります。
すでに付与した日数は、減らすことも増やすこともできない
ここまでは、基準日の時点で判定するという話でした。次は、基準日を過ぎてから労働条件が変わった場合です。
減らすことはできません
4月1日にフルタイムとして20日を付与した職員が、7月1日から週3日に減ったとします。
このとき、すでに付与した20日を減らすことはできません。週3日の比例付与であれば11日ですが、その差の9日を取り上げることはできないということです。
年次有給休暇は基準日に発生する権利です。発生した後に労働条件が変わっても、いったん成立した権利は影響を受けません。残っている日数がそのまま維持されます。
繰り越された日数についても同じです。前年度から繰り越した分を、労働条件が変わったことを理由に減らすことはできません。
増やす必要もありません
逆に、4月1日に週3日として11日を付与した職員が、7月1日からフルタイムになったとします。
この場合、その場で日数を増やす義務はありません。週5日勤務であれば20日ですが、次の基準日（翌年4月1日）まで待ちます。11日のまま1年間を過ごすことになります。
ここは担当者が善意で間違えやすい場面です。「フルタイムになったのだから、その分を足してあげよう」と考えて追加付与すると、記録上の日数と法定の日数が食い違い、翌年以降の管理が混乱します。
ただし、就業規則や雇用契約書に、法定を上回る取り扱いを定めている場合は別です。「雇用形態の変更時に日数を再計算する」といった規定があれば、それに従うことになります。法定を上回る扱いは適法だからです。自社の規定を確認してください。
減らせないことの意味
減らせないという原則は、事業所にとって負担として現れます。
フルタイム時代に20日を付与された職員が、その直後に週3日へ変わった場合を考えます。この職員は、週3日で働きながら20日の年次有給休暇を保有しています。年間の所定労働日数はおよそ150日程度ですから、その1割以上が年次有給休暇という状態です。
さらに、繰越がある場合はもっと大きくなります。前年度の残りと合わせて40日近くを保有したまま短時間勤務に移る職員も出ます。
これも按分できません。前章と同じ理由です。
なお、日数は減りませんが、年次有給休暇を取得した日に支払う賃金は、就業規則で定めた方式に従って計算されます。所定労働時間が短くなっていれば、1日あたりの金額はその条件で算定されることになります。日数と金額は別の話です。
事業所ができること
日数を動かせない以上、できるのは把握と計画です。
労働条件の変更を検討する段階で、その職員の年次有給休暇の残日数を確認してください。20日を保有した職員が短時間勤務に移れば、その日数はそのまま残ります。シフトを組む側は、それを前提に人員を見積もる必要があります。
変更後に「こんなに残っているとは思わなかった」となる事業所は、変更の時点で残日数を見ていません。労働条件の変更は、残日数を確認する機会でもあります。
パートから正社員へ｜勤続年数はリセットされない
介護の職場では、パートで採用した職員を正職員に登用する場面が頻繁にあります。ここで最も大きな誤りが起きます。
継続勤務は、雇用形態ではなく労働契約で判断します
年次有給休暇の付与日数は、継続勤務年数に応じて増えていきます。この継続勤務とは、労働契約が存続している期間をいいます。実質的に労働関係が継続していれば、その期間を通算します（昭和63年3月14日基発第150号）。
同じ事業所で働き続けている以上、パートから正職員に変わっても労働契約は継続しています。したがって、勤続年数は通算されます。
起きやすい誤り
パート勤務が5年あった職員を、4月1日付で正職員に登用したとします。ここで次のように処理してしまう例があります。
- 正職員としての採用日を新たな入社日として扱う
- 6か月後の10月1日に、初回の10日を付与する
これは誤りです。パート時代の5年は通算されるため、この職員は正職員になった時点で勤続5年です。次の基準日で判定するのは、勤続5年6か月の欄になります。週5日勤務であれば18日です。
10日と18日では8日の差があります。しかもこの誤りは、以後の基準日でも尾を引きます。翌年は11日と20日で9日差、その次も同様です。気づかないまま数年続くと、遡って是正する日数がかなりの規模になります。
誤りが起きる理由
登用の手続きが「新規採用」の形をとることが原因です。
正職員として新しい雇用契約書を作り、労働条件通知書を交付し、必要な社会保険の手続きを行う。書類の上では新しい契約が始まったように見えます。しかし、退職して再び雇い入れたのではなく、同じ労働契約の条件が変わっただけです。
一度退職手続きを取り、間を空けずに正職員として雇い直す形にしている事業所もありますが、実態として労働関係が継続していれば通算の対象になります。書類の形式ではなく、実態で判断されます。
なお、労働条件を変更した場合に労働条件通知書をあらためて交付すべきかについては、労働条件通知書は変更のたびに必要かで整理しています。
キャリアアップ助成金を使う場合
有期雇用の職員を正職員に転換する際、キャリアアップ助成金の正社員化コースを活用する事業所があります。
この助成金は、同一の事業主のもとで一定期間雇用されていた有期雇用労働者を正規雇用へ転換したことを支給の前提としています。つまり、転換の前後で雇用が継続していることが要件の一部です。
にもかかわらず、有給の管理だけ「新規採用」として処理していれば、事業所の中で扱いが矛盾します。助成金の申請では継続雇用として扱い、有給の付与では新規として扱う。この不整合は、労働基準監督署の調査で指摘される可能性があります。
助成金を使って転換する場面こそ、有給の勤続通算を確認すべきです。
正職員からパートでも通算します
正職員からパートへ切り替える場合も同じです。勤続年数は通算され、リセットされません。
勤続10年の正職員が週3日のパートになった場合、次の基準日では「勤続10年・週3日」で判定します。週3日勤務・勤続6年6か月以上であれば11日です。20日から11日に減りますが、これは勤続年数が戻ったからではなく、所定労働日数が変わったためです。
クラウド勤怠管理システムを使っている場合の落とし穴
ここまでの原則を理解していても、実務で誤りが起きます。付与日数を人ではなくシステムが計算している場合です。
システムは、登録された労働条件で計算します
クラウドの勤怠管理システムは、職員ごとに登録された労働条件をもとに、基準日が来ると自動的に付与日数を計算します。
問題は、その労働条件が実態と合っているかを、システムは判断できないことです。週3日から週5日に変わった職員がいても、システムの登録が週3日のままであれば、次の基準日に比例付与の日数が付与されます。
雇用契約書を作り直し、労働条件通知書を交付し、社会保険の手続きも済ませた。それでも、勤怠システムの設定を更新していなければ、有給の付与日数だけが旧条件のまま計算されます。
手作業のほうが気づきやすい場合があります
表計算ソフトで管理していれば、基準日ごとに担当者が日数を確認します。そこで「この人はフルタイムになったはずだ」と気づく余地があります。
自動計算では、その余地がありません。計算された日数が正しいかどうかを、誰も見ていない状態になりえます。効率化のために導入したシステムが、確認の機会を消してしまうという構図です。
発見が遅れます
この誤りは、基準日が来るまで表に出ません。年に1回しか発現しないということです。
しかも、付与された日数が少なくても、職員がすぐ気づくとは限りません。年次有給休暇の日数が勤続年数と所定労働日数の組み合わせで決まることを、正確に把握している職員は多くありません。付与されたのが本来より少ないと分かるのは、退職時に残日数を計算したときや、他の職員と話したときです。
その時点で数年分の付与漏れが積み上がっていれば、遡って是正することになります。
確認すべき設定
システムによって項目の呼び方は異なりますが、付与日数に影響するのは次の情報です。
- 週の所定労働日数
- 週の所定労働時間（30時間以上かどうかで比例付与の対象が変わります）
- 入社日（継続勤務年数の起点）
- 基準日
週の所定労働日数を担当者が入力する仕様のシステムでは、この欄が更新されているかを必ず確認してください。入力された数字がそのまま付与日数の計算に使われるため、更新漏れがそのまま誤りになります。
一方、勤務実績から自動で判別する仕様のシステムもあります。この場合は入力漏れは起きませんが、実績と契約上の所定労働日数が食い違っていると、契約と違う日数で計算されることがあります。シフトの都合で契約より多く出勤している月が続けば、実績ベースでは多く判定されかねません。どちらの仕様かを把握しておく必要があります。
入社日は、勤続年数の通算に関わります。パートから正職員への登用時に、システム上の入社日を登用日で上書きしていないかを確認してください。これをやると、勤続年数がリセットされた状態で計算が続きます。
労働条件を変更したら、システムも更新する
要点は単純です。労働条件を変更する手続きの中に、勤怠システムの設定更新を1項目として入れておくことです。
雇用契約書の作成、労働条件通知書の交付、社会保険の手続き。これらは手順として定着している事業所が多い一方、勤怠システムの設定は担当者の記憶に依存していることがあります。手順書やチェックリストに明記されていなければ、抜けます。
当事務所でも、顧問先で労働条件の変更があった際には、システム設定の確認を必ず行っています。書類が揃っていても、設定が古いままという状態は起こりうるためです。システムの選定や運用についてはクラウド勤怠管理で介護の複数施設は何が変わるかでも扱っています。
10日以上付与された職員は、取得義務の対象になる
労働条件の変更が付与日数を動かすと、それに連動して変わるものがあります。年5日の取得義務です。
年次有給休暇が10日以上付与される職員には、付与した日から1年以内に5日を取得させる義務があります（労働基準法39条7項）。
週3日勤務のパート職員であれば、比例付与の日数は勤続6年6か月以上でも11日にとどまります。10日に達するのは勤続5年6か月からで、それまでは取得義務の対象になりません。しかしフルタイムに変われば、次の基準日で10日以上が付与されます。その時点で、この職員は取得義務の対象になります。
事業所から見れば、対象者が1人増えるということです。管理の対象に加え忘れると、取得させるべき5日を取得させないまま1年が過ぎます。
逆に、フルタイムから週3日に変わって次の基準日の付与が10日未満になれば、その年度は対象から外れます。ただし、すでに10日以上付与された年度については、その履行期間が終わるまで義務が残ります。付与された時点で義務が確定しているためです。
年5日の取得義務の管理方法や履行期間の考え方は、厚生労働省の働き方改革特設サイトにまとめられています。この記事では、労働条件の変更によって対象者が入れ替わるという点だけを押さえてください。
まとめ
年次有給休暇の付与日数は、基準日時点の週の所定労働日数と所定労働時間、そして継続勤務年数で決まります。判定するのはその1点だけで、それ以外の時点の労働条件は見ません。
この原則から、次の4つが導かれます。
- 基準日の直前に変わっても、基準日時点の条件で判定します。前の1年間の実績で按分することはできません。事業所に有利にも不利にも働きます
- すでに付与した日数は、減らすことも増やす必要もありません。次の基準日で判定し直します。ただし法定を上回る定めが就業規則にあれば、それに従います
- 雇用形態が変わっても、勤続年数は通算されます。パートから正職員への登用を新規採用として処理すると、付与日数を大きく誤ります
- 付与日数が10日以上になれば、年5日の取得義務の対象になります。労働条件の変更で対象者が入れ替わります
そのうえで、実務でもっとも見落とされやすいのは勤怠システムの設定です。書類が揃っていても、システムの登録が旧条件のままなら、付与日数だけが誤ったまま計算され続けます。しかもこの誤りは基準日が来るまで表に出ず、発見が遅れます。労働条件を変更する手順の中に、システム設定の更新を明記しておいてください。
なお、年次有給休暇に関する制度や運用の解釈は改正されることがあります。この記事は2026年9月時点の内容です。判断に迷う場合は、厚生労働省や都道府県労働局の公表資料で最新の内容を確認するか、労働基準監督署や顧問の社会保険労務士など専門家にご相談ください。
ここまでの手順で自社での対応が見通せるようでしたら、専門家への相談は必要ありません。
迷いやすいのは、「過去の付与が正しかったか」の確認です。勤続年数の通算漏れやシステム設定の更新漏れは、気づかないまま数年続き、遡って是正することになります。書類が整っていても、実際の付与日数と労働条件の履歴を突き合わせないと分かりません。当事務所では、こうした確認を含む労務のご相談を、顧問契約の中で継続的にお受けしています。付与のルールを規程に反映する必要がある場合は、就業規則の作成・変更のみのご依頼も可能です。いずれも事業者さま向けのご案内です。お引き受けしている業務の範囲をご覧ください。
