「うちは職員が10人もいないし、アットホームな職場だから、就業規則なんて大げさなものは要らない」。
クリニックを開業された先生から、こうしたお話を伺うことは少なくありません。日々の診療に追われるなかで、就業規則の整備は後回しになりがちです。実際、常時10人未満のクリニックには、法律上の作成義務がありません。義務がないのなら、わざわざ手間をかけて作る必要はない。
そう考えるのは、自然なことかもしれません。
しかし、就業規則の不備は、クリニック経営における見えにくいリスクの一つです。職場の人間関係が良好なうちは表面化しませんが、ひとたびスタッフとの関係がこじれたとき、あるいは職員が退職したとき、これまで曖昧にしてきたルールの欠落が、思わぬトラブルとなって先生自身に跳ね返ってきます。
この記事では、なぜ10人未満のクリニックでも就業規則を整備すべきなのか、汎用的な雛形をそのまま使うことがどのような不備を生むのか、そして不備がどのようにトラブルへ発展するのかを、医業・歯科に特化した社会保険労務士の視点から整理します。「義務がないから不要」という認識を、一度立ち止まって見直すきっかけにしていただければと思います。
「就業規則は不要」という誤解はどこから来るのか
「常時10人未満なら作成義務はない」は正しい、しかし
就業規則の作成と労働基準監督署への届出が法律上義務づけられるのは、「常時10人以上の労働者を使用する事業場」です。これは労働基準法第89条に定められたルールで、裏を返せば、常時10人未満のクリニックには作成義務がない、ということになります。
ここまでは、多くの先生が認識されている通りです。
問題は、この「常時10人」という数え方に、見落とされがちな落とし穴があることです。義務の有無を正しく判断できていないまま「うちは10人未満だから関係ない」と考えているとすれば、その前提自体が崩れている可能性があります。
「常時10人」の数え方には落とし穴がある
「常時10人」を数えるとき、多くの先生が正社員(常勤スタッフ)だけを思い浮かべます。
しかし、この数え方は誤りです。
労働者数のカウントには、雇用形態は一切問われません。常勤の看護師や医療事務はもちろん、パートタイマー、アルバイト、特定の曜日だけ出勤する非常勤スタッフも、すべて含めて数えます。さらに見落とされやすいのが、産休・育休や私傷病で休職しているスタッフです。実際に出勤していなくても、雇用関係が続いている限りはカウントの対象になります。
「常時」という言葉にも注意が必要です。これは「常態として10人以上を雇用している」という意味で、繁忙期にスポットで人を入れて一時的に10人を超えるような場合は該当しません。一方で、普段は10人以上いるけれども、たまたま欠員が出て一時的に10人を切った、という場合は、引き続き義務の対象となります。
このように数え方を正確に当てはめると、「うちは小規模だから」と考えていたクリニックが、実は作成義務の基準を満たしていた、というケースは珍しくありません。
多職種が働くクリニックは、思いのほか人数が膨らむ
クリニックは、ひとつの職場に多様な職種が混在する点に特徴があります。
医科であれば、看護師、医療事務、看護助手。歯科であれば、歯科衛生士、歯科助手、歯科技工士。これらの職種が、常勤・パート・非常勤といった複数の雇用形態で組み合わさって働いています。
たとえば、常勤の看護師が1名、医療事務が2名、そこにパートの看護師や受付スタッフが数名加わり、さらに週に数日だけ来る非常勤のスタッフがいる。このような構成は、決して大規模なクリニックの話ではありません。むしろ、ごく一般的な診療所の姿です。常勤スタッフだけを数えれば10人未満でも、パートや非常勤、休職中のスタッフまで正しく含めれば、知らないうちに10人を超えていた、ということが起こり得ます。
つまり、「うちは就業規則を作る義務がない」という認識そのものが、数え方の誤りによる思い込みであるかもしれない、ということです。まずはこの点を、一度確認していただく必要があります。
そして、仮に本当に10人未満であったとしても、就業規則が「不要」かというと、話は別です。義務がないことと、必要がないことは、まったく意味が異なります。次章では、義務のない10人未満のクリニックでも、なぜ就業規則を整備すべきなのかを見ていきます。
義務がなくても就業規則を整備すべき理由
前章で見たように、まずは自院が本当に10人未満なのかを正しく数え直す必要があります。そのうえで、仮に10人未満であったとしても、就業規則を整備する意味は失われません。むしろ、小規模なクリニックだからこそ、就業規則が果たす役割は大きいといえます。ここでは、その理由を3つの観点から整理します。
理由1:就業規則が「職場のルール」に法的な効力を与える
就業規則の役割は、単に職場のルールを文章にまとめることではありません。労働契約法では、合理的な内容の就業規則をスタッフに周知させていた場合、その内容が個々の労働契約の中身になる、と定められています。つまり、就業規則に書かれたルールが、先生とスタッフの間の「約束」として法的な拘束力を持つということです。
さらに、就業規則には労働条件の最低基準を定める効力があります。たとえば就業規則と個別の雇用契約で食い違いがあった場合、スタッフに不利な側の取り決めは無効となり、就業規則の基準まで引き上げられます。ルールの土台として機能するのが、就業規則なのです。
ここで注意したいのは、「作っただけ」では効力が生じない点です。
就業規則は、スタッフに周知して初めて効力を持ちます。作成した規則を院長室の引き出しにしまったまま、スタッフがその存在も中身も知らない。このような状態では、いざというときに「就業規則は存在しなかった」のと同じ扱いを受けかねません。実際に、周知が不十分だったことを理由に、就業規則に基づく処分が無効と判断された裁判例もあります。誰もがいつでも確認できる状態にしておくことが、効力の前提になります。
理由2:就業規則がなければ、経営側の「守り」が利かない
就業規則は、スタッフを縛るためのものというより、トラブルが起きたときに先生自身を守る防御の仕組みです。
たとえば、勤務態度に問題のあるスタッフがいて、注意しても改まらないとします。最終的に懲戒処分や解雇を検討する場面になったとき、その根拠となるのが就業規則です。「どのような行為が懲戒の対象になるのか」「どの段階でどのような処分を行うのか」が就業規則に定められていなければ、処分の正当性を主張することが難しくなります。就業規則に懲戒や解雇の事由が明記されていない状態では、適法に処分を行うこと自体が事実上できない、という事態に陥りかねません。
退職のルールについても同様です。引き継ぎをしないまま突然辞めてしまう、退職の意思表示が直前すぎて代わりの人員を確保できない。こうした問題も、退職手続きのルールが就業規則に定められていなければ、先生が一方的に困る結果になります。
「義務がないから作らない」という選択は、職場のルールを明文化しないまま放置することであり、トラブルが起きたときの拠り所を、経営側が自ら手放していることに等しいといえます。
理由3:各種助成金の申請に、就業規則が必要になる
意外に見落とされがちなのが、助成金との関係です。
スタッフの処遇改善や設備投資に活用できる各種の助成金には、申請の前提として就業規則の整備が求められるものがあります。たとえば、パートや有期雇用のスタッフを正社員に転換した際に活用できる助成金では、たとえ10人未満で作成義務がないクリニックであっても、就業規則の提出が必須条件となります。労働局の審査では、「明文化された客観的なルールに基づいて転換が行われたか」が、就業規則をもとに厳しく確認されます。
つまり、就業規則の不備は、受け取れるはずだった助成金を受け取れない、という直接的な機会損失にもつながります。助成金の申請を視野に入れているのであれば、就業規則の整備は避けて通れません。
なお、設備投資の資金調達に活用できる業務改善助成金についても、申請時に労務管理書類の整備状況が確認される構造になっています。助成金と労務管理の関係については、別の記事で詳しく解説しています。
このように、就業規則は「義務だから仕方なく作るもの」ではなく、法的な土台として、経営の守りとして、そして助成金活用の前提として、クリニック経営を支える複数の役割を担っています。次章では、では実際に就業規則を整備するとして、なぜ「市販の雛形をそのまま使う」やり方が、かえって不備を生んでしまうのかを見ていきます。
3. 「雛形の丸写し」が不備を生む
就業規則を整備する必要性を理解された先生が、次に取りがちな行動があります。インターネットで「就業規則 雛形」と検索し、無料でダウンロードできるテンプレートをそのまま使う、というやり方です。
一見、合理的に思えます。ゼロから作る手間が省け、専門家に依頼する費用もかかりません。しかし、この「雛形の丸写し」こそが、クリニックの就業規則に不備を生む大きな原因になっています。汎用的な雛形は、あくまで一般的な企業を想定して作られたものであり、クリニックの実態には合っていないからです。ここでは、雛形流用が招きやすい3つの不備を取り上げます。
不備1:身の丈に合わない制度を、知らずに約束してしまう
無料の雛形には、退職金制度、長期の休職制度、各種の手当や慶弔見舞金など、一般企業を想定した手厚い制度が、あらかじめ盛り込まれていることがあります。
就業規則は、いったんそう定めてしまえば、スタッフに対する約束として効力を持ちます。雛形の中身をよく確認しないまま採用すると、本来クリニックの体力では用意していなかったはずの制度を、知らないうちにスタッフへ約束してしまうことになります。
たとえば、雛形に「勤続2年以上の従業員には休職を最大1年間認める」といった規定が入っていたとします。一人の欠員が業務に大きく響く小規模なクリニックで、長期の休職を保障し続けることは、現実的に大きな負担です。それでも、就業規則にそう書いてある以上、後から「やはり認められない」と覆すことは簡単ではありません。良かれと思って使った雛形が、かえって自院の首を絞める結果になりかねないのです。
不備2:多職種・多雇用形態を、一つの規則で扱ってしまう
前章までで触れたように、クリニックには多様な職種と雇用形態が混在しています。常勤の正職員もいれば、週に数日のパート、特定の曜日だけの非常勤もいます。
ここで問題になるのが、これらすべてのスタッフを、一つの就業規則で一律に扱ってしまうことです。たとえば就業規則に「賞与を支給する」「退職金を支給する」とだけ書かれていて、誰に適用されるのかが明確でない場合、週に数時間しか勤務しないパートスタッフからも、賞与や退職金の支給を求められる根拠を与えてしまう可能性があります。
これを避けるためには、適用範囲を明確に分けることが基本になります。正職員に適用する規則(本則)と、パート・非常勤に適用する規則(別規程)を分けて整備し、それぞれの労働条件を明文化しておく。こうした切り分けが、汎用雛形では十分にできていないことが多いのです。職種や雇用形態によって労働条件が異なるのは当然であり、その違いを規則の上で整理しておくことが、後々の不公平感やトラブルを防ぎます。
不備3:始業・終業時刻の定義が、実態とずれている
もう一つ、見落とされやすいのが労働時間の定義です。
クリニックの現場では、診療時間の前後に、さまざまな業務が発生します。始業前のユニットや器具の準備、スクラブへの着替え、そして診療後の片付けや器具の滅菌、院内の清掃。こうした作業は、医科・歯科を問わず、日常的に行われています。
問題は、これらの時間が「労働時間」として扱われていないケースがあることです。
「スタッフが自主的にやっていること」「始業前の準備は各自の責任」といった暗黙の了解で、賃金の対象から外されている。しかし、業務を行ううえで欠かせない準備や片付けであり、先生の指示のもとに行われているのであれば、これらは労働時間に当たると判断される可能性があります。
就業規則で始業・終業時刻を定める際に、こうした準備や片付け、着替えの時間が考慮されていなければ、規則上の労働時間と、実際の拘束時間との間にずれが生じます。このずれは、普段は問題になりませんが、後述するように、スタッフが退職した後で「あの準備時間は残業だった」と未払い分を請求される、というトラブルの火種になります。実態に合った始業・終業時刻を就業規則で正しく定義しておくことが、こうしたリスクを防ぐ第一歩です。
このように、雛形をそのまま使うことは、手軽である一方で、自院の実態と合わない不備を抱え込むことにつながります。就業規則は、自院の職種構成、雇用形態、働き方の実態に合わせて整えてこそ、はじめて意味を持ちます。次章では、こうした不備を放置した結果、実際にどのようなトラブルが起きるのかを見ていきます。
不備が表面化するとき
ここまで、就業規則の不備がどのように生まれるかを見てきました。ここで多くの先生が抱くのが、「とはいえ、うちは職員との関係も良好だし、トラブルなんて起きないだろう」という感覚です。
しかし、労使トラブルの多くは、関係が良好なときには起きません。
問題が表面化するのは、スタッフが辞めるとき、あるいは関係がこじれたときです。そして、そのときになって初めて、これまで曖昧にしてきた就業規則の不備が、先生に跳ね返ってきます。
トラブルは「退職時」に噴き出す
在職中、スタッフは多少の不満があっても、職場の人間関係や日々の業務のなかで、それを表に出さずに過ごしていることがあります。準備時間が労働時間に含まれていないこと、残業代の計算が曖昧なこと。
こうした不満は、関係が良好なうちは水面下にとどまります。
ところが、退職を機に、あるいは何らかのきっかけで関係が悪化したとき、これまで抑えられていた不満が一気に噴き出します。多くの場合、それは「過去の未払い分を支払ってほしい」という形を取ります。在職中は一度も口にされなかった請求が、退職した途端に表面化する。これは、決して珍しいことではありません。
わたし自身、何度も経験をしてきました。
しかも、未払い賃金は、過去にさかのぼって請求されます。退職した一人のスタッフからの請求であっても、数年分が積み重なれば、決して小さくない金額になります。
労働基準監督署という、もう一つの経路
不満を抱えたスタッフが向かう先は、先生だけではありません。労働基準監督署への相談・申告という経路があります。
スタッフからの申告を受けて労働基準監督署の調査が入れば、タイムカード、就業規則、賃金台帳などが照合され、法令違反がないかが確認されます。ここで就業規則の不備や、労働時間管理の曖昧さが見つかれば、是正勧告が出されます。
クリニックが属する保健衛生業は、労働基準監督署の調査を受けた事業場のうち、相当数で何らかの法令違反が指摘されているという実態があります。「うちに限って」という思い込みは、統計的な実態と必ずしも一致しません。是正勧告に適切に対応せず、悪質と判断されれば、書類送検に至るケースもあります。そうなれば、行政上の問題にとどまらず、医療機関としての社会的な信用にも関わってきます。
ちなみに、中小企業で労働基準監督署の調査を受けた場合、是正勧告を受ける割合は7割を超えています。是正勧告の内容は、「労働時間の不適切な管理」、「違法な時間外労働」、「割増賃金の未払い」、「健康診断の未実施」などが特に多くなっています。
「うちは大丈夫」という思い込みが、いちばんの不備
労使トラブルが実際に裁判や労働審判にまで発展した場合、その金額は決して軽いものではありません。医療現場における未払い残業代や不当解雇をめぐる裁判では、数百万円から、場合によっては一千万円を超える支払いが命じられた例があります。
こうした金額を前にすると、「うちは大丈夫」という感覚が、いかに根拠の薄いものかが見えてきます。トラブルは、規模の大小にかかわらず起こり得ます。むしろ、労務管理の専任者がいない小規模なクリニックほど、不備が放置されやすく、いざというときの備えが手薄になりがちです。
就業規則の不備は、平常時には何の問題も引き起こしません。だからこそ、放置されます。しかし、ひとたびトラブルが起きたとき、その不備は経営を揺るがす問題へと姿を変えます。「うちは大丈夫」という思い込みそのものが、最も見えにくく、最も大きな不備なのかもしれません。
就業規則は「一度作って終わり」ではない
これまで、就業規則を整備することの重要性を見てきました。ここで、もう一つ知っておいていただきたいことがあります。それは、就業規則は一度作れば終わり、というものではない、という点です。
労働に関する法律は、たびたび改正されます。法改正があれば、それに合わせて就業規則も見直さなければなりません。古い内容のまま放置された就業規則は、知らないうちに法令違反の状態に陥っている可能性があります。開業時に作ったきり一度も見直していない、という就業規則は、その典型です。
育児・介護休業に関するルールは、大きく変わった
クリニックのスタッフには、女性が多く働いています。出産や育児を経ても働き続けられる環境を整えることは、人材の定着という観点からも重要です。この育児・介護休業に関するルールが、近年、大きく改正されました。
改正のポイントは多岐にわたりますが、クリニックの現場に関わる変更として、たとえば、子の看護のために取得できる休暇の対象範囲が広がりました。また、これまで労使協定によって対象外にできた、入社して間もないスタッフについても、一部の休暇では対象外にできなくなっています。
これがなぜ問題になるかというと、古い就業規則のまま運用していると、知らないうちにスタッフの権利を不当に制限してしまうおそれがあるからです。たとえば、入社して間もないスタッフから休暇の申し出があったとき、古い規則の感覚で「うちは入社半年未満は対象外」と断ってしまえば、それが法令違反になりかねません。法改正に追いついていない就業規則は、こうしたかたちで思わぬトラブルを招きます。
見直すときも、進め方を誤ると逆効果になる
法改正に対応するためであれ、経営状況の変化に対応するためであれ、就業規則を見直す場面は出てきます。このとき、注意しなければならないことがあります。スタッフにとって不利になる方向への変更には、慎重な手続きが必要だということです。
たとえば、経営が厳しくなったからといって、先生の一存で就業規則を改定し、給与や手当を一方的に引き下げる。こうした「労働条件の不利益変更」は、原則としてスタッフの同意なく行うことはできません。仮に形式的に同意を得たように見えても、十分な説明がないまま署名を求めただけでは、その同意は有効と認められないことがあります。手続きを誤れば、せっかくの変更が無効と判断され、かえって労使の対立を深める結果になりかねません。
就業規則の見直しは、作成と同じか、それ以上に専門的な判断を必要とする場面です。「とりあえず直しておこう」と安易に進めるのではなく、進め方そのものに注意を払う必要があります。
まとめ
ここまで見てきたように、就業規則は、義務だから仕方なく作るものではありません。それは、職場のルールに法的な裏付けを与え、トラブルが起きたときに先生自身を守り、助成金活用の前提にもなる、クリニック経営の土台です。
職員が10人に満たないクリニックであっても、就業規則を整備する意味は失われません。むしろ、労務管理の専任者を置けない小規模なクリニックだからこそ、明文化されたルールが経営を守る防波堤になります。そして、その防波堤は、自院の職種構成や働き方の実態に合わせて作られ、法改正に合わせて見直されてはじめて、本来の役割を果たします。
「うちは10人未満だから」「アットホームな職場だから」という思い込みを、一度立ち止まって見直していただくこと。それが、見えにくいリスクからクリニックを守る第一歩になります。
就業規則の作成や見直しは、自院の実態を正確に踏まえ、法令や助成金の要件とも整合させながら進める必要があり、専門的な判断を伴います。自院の就業規則に不安を感じられた場合や、これから整備を検討される場合は、医業・歯科の労務に詳しい社会保険労務士にご相談いただくことで、自院の実情に合った形で進めることができます。
